Article 1 : Opposabilité et application des présentes conditions
Toute commande passée par la société Caupenne & Co., Cliente, entraîne l’adhésion entière et sans réserves du Prestataire aux présentes conditions générales. Le fait que la société Caupenne & Co. ne se prévale pas, à un moment ou à un autre, de l’une quelconque des présentes dispositions ne peut être interprété comme valant renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.
Article 2 : Devis et commande
Toute commande passée par la société Caupenne & Co. doit préalablement faire l’objet d’un devis de la part du Prestataire, transmis par courrier électronique, qui décrit le coût des prestations, calculées au mot ou à l’heure, étant précisé que les grilles tarifaires du Prestataire sont d’ores et déjà renseignées dans la plateforme métier utilisée par la société Caupenne & Co. et que celle-ci procède à l’analyse des documents par le biais des outils métier à sa disposition (logiciel de Traduction Assistée par Ordinateur notamment), ce qui permet de définir un montant prévisionnel du coût de la prestation en fonction de la grille tarifaire du Prestataire.
Après examen du devis transmis exposant le chiffrage, la société Caupenne & Co. adresse au Prestataire un bon de commande faisant état de ses instructions détaillées, pouvant rappeler le nombre de mots soumis à traduction, les langues sources et cible, le délai de livraison de la prestation envisagée, le format électronique et les documents à traduire, ou le traitement avec des Logiciels de Traduction Assistée par Ordinateur. Par le biais de ce bon de commande, la société Caupenne & Co. donne son accord sur le prix visé dans le devis établi.
Le prix des prestations est ainsi négocié entre les parties sur la base de la grille tarifaire établie par le Prestataire. Cette grille tarifaire peut proposer un montant forfaitaire ou un montant calculé à l’heure, prenant en considération certaines particularités (tarif au mot nouveau, au mot répété, technicité du document…).
Article 3 : Obligations respectives
La société Caupenne & Co. s’engage à mettre à la disposition du Prestataire l’intégralité des textes à traduire, et toute information technique nécessaire à la compréhension du texte et, le cas échéant, la terminologie spécifique exigée. Sur ce point, il appartient au Prestataire d’interroger la société Caupenne & Co. sur les éventuelles difficultés terminologiques rencontrées dans les meilleurs délais, à compter de la commande passée. Les interrogations terminologiques non résolues doivent faire l’objet d’une note spécifique du Prestataire, lors de la livraison de la prestation. Plus globalement, les questions d’ordre général concernant la mise en oeuvre des prestations doivent être évoquées au début de la prestation et, si possible, lors de l’établissement du devis, pour que l’exécution des dites prestations puisse se dérouler dans les délais contractuellement prévus. Le Prestataire s’efforce de réaliser la traduction confiée avec la plus grande fidélité par rapport à l’original, conformément aux usages de la profession. Il doit tout mettre en oeuvre pour tenir compte et intégrer dans la traduction les éléments d’informations fournis par la société Caupenne & Co. (mémoires de traduction, glossaires, plans, dessins, abréviations, acronymes, références…).
Il s’engage à respecter les instructions détaillées au sein du bon de commande établi, en retenant l’application de glossaires, de mémoires de traduction spécifiques. S’il considère que les décomptes visés par les parties lors de l’échange des devis et commande ne correspondent pas au travail devant être effectivement accompli, il en informe immédiatement la société Caupenne & Co., avant même le début de la prestation, ou dans les plus brefs délais après le début de l’exécution de ses prestations. Il n’effectue aucune prestation s’il n’a pas reçu de commande de la société Caupenne & Co.
Il s’engage à ne pas contacter directement les clients de Caupenne & Co. sauf circonstances exceptionnelles, dans quel cas, il doit obligatoirement en informer Caupenne & Co. et mettre en copie de tout échange les chefs de projets ou l’équipe de gestion en charge de la prestation.
Dispositif de vigilance
Le fournisseur partenaire s’engage à fournir tous les 6 mois à compter de la signature du contrat et jusqu’à la fin de l’exécution de celui-ci, les pièces et attestations sur l’honneur prévues à l’article D 8222-5, D 8222-7 et D8254-2 du code du travail.
Les pièces et attestations mentionnées ci-dessus sont déposées par le titulaire sur la plateforme en ligne mise à disposition, gratuitement, par le service achat, à l’adresse suivante :
https://declarants.e-attestations.com/EAttestationsFO/fo/E-Attestations.html
A défaut, le contrat pourra être résilié aux torts du titulaire. Ainsi le département achat pourra faire procéder par un tiers à l’exécution des prestations prévues par le contrat, aux frais et risques du fournisseur partenaire.
Clause CGA
Afin de s’assurer de la bonne conformité de ses fournisseurs, Caupenne & Co. a choisi la solution de conformité « E-attestations », totalement gratuite pour les fournisseurs de Caupenne & Co.. Le FOURNISSEUR s’engage à mettre à disposition de Caupenne & Co. par l’intermédiaire de la plateforme e-attestation les documents de vigilance, attestation d’assurance, … et cela à chaque sollicitation ou modification.
Article 4 : Corrections et modifications après livraison
Le Prestataire s’engage, une fois les documents traduits remis à la société Caupenne & Co., à intégrer les corrections sollicitées et les modifications à envisager, sans supplément de facturation si elles sont justifiées et portent, pour illustration, sur des questions terminologiques.
Si les corrections et modifications souhaitées résultent d’une modification des textes source ou cible, à la demande du client final ou après adaptation par le relecteur, le Prestataire peut retenir un supplément de facturation, après avoir recueilli l’accord de la société Caupenne & Co. et établi au besoin un devis complémentaire à ce titre.
Article 5 : Délais de livraison et frais
Les délais de livraison fixés par le Prestataire courent à partir de la date de commande passée par la société Caupenne & Co. Il s’engage à respecter le délai fixé, visé par le devis établi ou la commande passée. Dans l’hypothèse d’un non-respect de ce délai, sa responsabilité peut être recherchée. Les frais engagés par le Prestataire (frais postaux, de livraison, administratifs ou de certification de documents…) s’ajoutent à la facturation retenue par le Prestataire, sur justificatifs, sauf accord des parties sur un montant forfaitaire. Concernant tout particulièrement les missions d’interprétation, les frais afférents (déplacements et transports, hébergements, repas et autres pour illustration) font soit l’objet d’un règlement forfaitaire pour un montant convenu entre les parties, soit l’objet d’un règlement sur présentation du justificatif utile (billets de train, d’avion…). Et ces modalités (règlement forfaitaire ou sur justificatifs) peuvent le cas échéant être combinés, en fonction des situations.
Article 6 : Facturation et règlement
L’exécution des prestations commandées ne commence qu’après l’émission du bon de commande. Après exécution de ses prestations et livraison des documents afférents, puis mise en oeuvre, le cas échéant, des corrections et modifications définies entre les parties, le Prestataire établit sa facture à l’attention de la société Caupenne & Co., laquelle reprend, pour un meilleur traitement, le numéro du bon de commande, le détail de la facturation retenue (selon le nombre de mots nouveaux, répétés, de la grille fuzzy match initialement établie, après utilisation des outils métier de Traduction Assistée par Ordinateur, du nombre d’heures de relecture, nombre d’heures de mise en page, nombre de jours d’interprétation…). La facturation de prestations complémentaires (corrections et modifications, prestations au-delà de huit heures pour un interprète, prise en charge de frais supplémentaires…) doit faire l’objet d’un accord préalable entre les parties, d’un devis spécifique à ce titre et d’un accord de la société Caupenne & Co. Après accord, ces prestations peuvent être intégrées au sein de la facture définitive établie par le Prestataire à l’attention de la société Caupenne & Co. Sauf conditions particulières expressément définies, les factures établies font l’objet d’un règlement dans un délai fin de mois de 45 jours.
Article 7 : Annulation des prestations
Dans l’hypothèse d’une annulation de l’événement ayant généré la passation d’une commande d’interprétation, quel que soit le motif de ladite annulation, la société Caupenne & Co. s’engage à en informer son Prestataire dans les meilleurs délais. Elle accepte également d’indemniser ce Prestataire à hauteur de la moitié (1/2) de la somme visée par la commande passée lorsque cette annulation intervient entre le 7ème et le 14ème jour calendaires inclus avant la date prévue pour l’événement, quelle qu’en soit la nature. La société Caupenne & Co. accepte également d’indemniser le Prestataire pour la totalité de la somme prévue au titre de la commande passée lorsque cette annulation intervient entre le 1er et le 6ème jour calendaire inclus avant la date prévue, le premier jour de la mission correspondant alors au jour J 0. Par exception, conformément aux dispositions de l’article 1218 du Code Civil, aucune indemnisation ne peut être envisagée si l’annulation évoquée résulte d’un événement présentant un caractère imprévisible et irrésistible, constitutif d’un cas de force majeure (événement climatique, grève, émeute et insécurité…).
Concernant les prestations de traduction, si, au cours de la réalisation des prestations, les parties mettent un terme à leur collaboration, le Prestataire doit assurer la livraison des prestations déjà accomplies et des documents établis, avec facturation sur la base du devis et du bon de commande établis par rapport au volume de travail accompli.
Dans l’hypothèse où le Prestataire est à l’origine de cette cessation des relations, en refusant, pour illustration, l’exécution de prestations complémentaires liées à la commande passée, la société Caupenne & Co. est en droit de lui réclamer, à titre d’indemnisation, la prise en charge du surcoût qu’elle doit assumer en confiant les prestations à un autre Prestataire, et des pénalités et indemnités qui lui seraient réclamées par le client final au titre d’un retard dans l’exécution des prestations commandées par lui.
Article 8 : Confidentialité et sécurité informatique
Le Prestataire s’engage à respecter la confidentialité des informations portées à sa connaissance avant, pendant, ou après la réalisation de sa prestation. A ce titre, les originaux qui ont pu lui être confiés par la société Caupenne & Co. lui sont retournés sur simple demande et supprimés ainsi que les mémoires de traduction correspondantes.
Il s’engage à assurer la pleine sécurité des outils et moyens informatiques utilisés pour réaliser les prestations qui lui sont confiées. Il lui appartient de veiller à empêcher une violation des données et documents qui lui sont communiqués par la société Caupenne & Co. en mettant en place les mesures de sécurité les plus appropriées (protection des outils informatiques utilisés et des fichiers créés par un mot de passe, interdiction d’utilisation d’un disque externe ou d’une clé USB non sécurisées, interdiction d’utilisation d’ordinateurs et de réseaux non protégés). Il doit également veiller à la sauvegarde des données qui lui sont confiées, assurer à ce titre une sauvegarde de ses systèmes informatiques ou encore en assurer la protection par des logiciels anti-virus à jour. Le Prestataire devra plus globalement prendre toutes les mesures utiles pour veiller à la sécurité et à la conservation des données et documents transmis par la société Caupenne & Co. en s’interdisant toute démarche constitutive d’un risque (absence de mot de passe, travail sur des outils et des réseaux publics, inconnus, non protégés…). Sa responsabilité sera engagée à l’égard de la société Caupenne & Co. si, du fait d’un manquement à cette obligation de sécurité, une atteinte était portée à l’obligation de confidentialité évoquée, entraînant une divulgation, un détournement ou une destruction des données et documents confiés.
Sur ce point, la société Caupenne & Co. rappelle à son prestataire qu’il peut consulter les règles dont elle retient l’application dans le cadre de sa Politique de confidentialité. Le document exposant sa politique est consultable sur son site et décrit l’importance donnée par la Caupenne & Co. à la protection des données, au respect de la confidentialité, aux mesures qu’elle applique et, plus globalement, à la nature et au sort des données dont elle a connaissance dans le cadre de son activité.
Article 9 : Propriété intellectuelle et droits d’auteur
A la suite de l’exécution de ses prestations à la demande de la société Caupenne & Co., le Prestataire reconnaît que la traduction obtenue constitue un document dont les droits, à quelque titre que ce soit, sont détenus par la société Caupenne & Co., laquelle peut librement les transférer, tout particulièrement au bénéfice d’un client final.
Article 10 : Litiges
En cas de contestation sur l’interprétation ou l’exécution de l’une quelconque des dispositions des présentes conditions générales, les Juridictions du ressort du siège social de la société Caupenne & Co. sont seules compétentes pour connaître du litige.
